Türkiye Cumhuriyeti'nin kurucu anlaşma ve belgelerini, bölgeye ve yakın tarihe ışık tutan resmi yazışmalarını barındıran Dışişleri Bakanlığı arşivi, araştırmacıların hızlı, güvenli ve kolay erişimi için dijital elektronik veri tabanına aktarılıyor.
AA ekibi, Dışişleri Bakanlığı Arşiv Binası'nda evrakların muhafaza edildiği depoları, belgelerin temizlenme ve ayrıştırılma sürecini, taranarak elektronik ortama taşınmasını ve tasnif edilerek dijital arşive taşınmasını yerinde görüntüledi.
Daha önce Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bünyesinde korunan Türk diplomatik arşivinin tamamı, Ankara'daki Dışişleri Bakanlığı Arşiv Binası'na 2012'de hizmete girmesinin ardından nakledildi.
Bakanlık arşivindeki belgeler sadece yetkili personelin açabildiği şifreli kapılarla girilebilen, nem ve ısı oranı sürekli kontrol altında tutulan, iklimlendirme ve belgelere zarar vermeyecek kuru gaz ile yangın söndürme sistemi mevcut 32 depoda muhafaza ediliyor.
Temizlenip elektronik ortama aktarılan belgeler, bu depolara yerleştirilmeden önce asit oranı düşük özel gömlek dosyalara ve kutulara yerleştiriliyor. Elektronik raf sistemine göre barkod taşıyan kutular, yangına, sele, doğal afetlere karşı korumalı ve kompakt dolaplarda muhafaza ediliyor.
EVRAKLAR ELEKTRONİK ORTAMA AKTARILIRKEN ÜÇ DURAKTAN GEÇİYOR
Arşivdeki belgelerin dijital ortama geçiş süreci, arşiv binasındaki "proje alanı"nda başlıyor.
Proje alanındaki ilk durak, "temizleme ve ayrıştırma" bölümü. Depolarda eski kutularda bulunan evrak önce temizleme ve ayrıştırma bölümüne geliyor. Orada üzerindeki ataç, zımba ve tozdan temizlendikten sonra sıraya konuluyor ve evrak sayısı tespit ediliyor.
Evrakın fiziki durumu iyiyse endüstriyel tarayıcılara yönlendiriliyor. Ancak evrak çok eski tarihli ya da hırpalanmış ise hassas tarayıcılarda dijital ortama aktarılıyor.
Temizlenme ve tarama işlemi tamamlanan evrak, proje alanındaki ikinci durağa, "indeks alanına" fotoğraf halinde gönderiliyor.
Buradaki personel ise evrakın nereden gelip nereye gittiğini, tarih ve ilgi bilgilerini, anahtar kelimelerini arşiv sistemine aktarıyor.
Proje alanındaki temizleme ve ayrıştırma ile indeks alanındaki çalışmalar, Dışişleri Bakanlığı ile projedeki çözüm ortağı Türksat ve Turkcell iş birliğinde hizmet alımı ile çalışan personel tarafından yapılıyor.
Sisteme bilgilerinin girilmesinin ardından, evrak üçüncü durakta Dışişleri Bakanlığı personeli tarafından içeriğine göre ayrıştırılıyor. Gizli bir belge ise muvazzaf büyükelçilerden kurulan "Gizliliği Kaldırma Komisyonu"na yönlendirilerek, gizliliğinin kaldırılıp kaldırılmayacağı değerlendiriliyor.
Dışişleri Bakanlığı Dijital Arşivi'ne erişim konusunda nasıl bir yöntem izleneceğini, Cumhurbaşkanlığı Hükümet Sistemi'ne geçilmesinin ardından 11 Numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi'yle kurulan Devlet Arşivleri Başkanlığı ve Dışişleri Bakanlığı istişare halinde belirleyecek.
Arşiv Binasında yer alan Lozan, Montrö, Gümrü, Kars, Ankara gibi Türkiye Cumhuriyeti'nin temel anlaşmaları ile sınır anlaşmalarının asılları, ilk kez 10. Büyükelçiler Konferansı vesilesiyle Türkiye'nin merkez teşkilatında ve dış temsilciliklerinde görevli büyükelçilere sergilendi. Bu kurucu belgeler, Dışişleri Bakanlığı'nın internet sitesinde kütüphane bölümünde de elektronik ortamda erişime açıldı.
